Salta al contenuto 
Quasi tre quarti degli host di case vacanza offrono ormai il self check-in. Ma perché? Perché fa risparmiare tempo sia agli host che agli ospiti. Tu (host) non devi aspettare con le chiavi in mano e i tuoi ospiti non si sentono in imbarazzo o stressati per essere arrivati in ritardo. Nelle capsule house, il self check-in funziona ancora meglio perché sono progettate per soggiorni rapidi, privati e semplici.
Il self check-in nelle capsule house significa semplicemente che un ospite può entrare e utilizzare la casa senza dover incontrare l'host di persona. L'host può impostare una serratura intelligente, un tastierino numerico o un sistema di accesso con codice in modo che gli ospiti possano aprire la porta autonomamente. La procedura prevede principalmente la condivisione del codice di accesso o della chiave digitale prima dell'arrivo, insieme a istruzioni chiare. In questo modo, il check-in e il check-out avvengono senza intoppi, senza la tua presenza.
In questa guida, scoprirai i 5 passaggi che puoi seguire per creare un sistema di self check-in per la tua casa capsula Airbnb.
Fase 1: mappare il percorso dell'ospite
In sostanza, gli ospiti seguono un percorso prestabilito che va dalla prenotazione all'arrivo e al check-out. L'host deve innanzitutto mappare il percorso dell'ospite passo dopo passo. Ad esempio: prenotazione → messaggio prima dell'arrivo → check-in all'arrivo → soggiorno → messaggio al momento del check-out. Come host, devi decidere quando inviare ciascun messaggio. Puoi impostare una pianificazione in modo che i messaggi vengano sempre inviati al momento giusto. Puoi anche includere indicazioni stradali, consigli sul parcheggio e orari di silenzio. Ad esempio: puoi fornire istruzioni sul parcheggio e ricordare agli ospiti le regole della casa nello stesso messaggio.
Dovresti standardizzare le cose in modo che gli ospiti ricevano informazioni coerenti. L'idea è di creare modelli per "Benvenuto", "Check-in" e "Check-out".
Un'altra idea riguarda il tipo di codice . Se la tua capsula ha una connessione Wi-Fi affidabile e gestisci molte unità, opta per una serratura intelligente online (in modo da poter aggiornare i codici istantaneamente). Ma se la rete è instabile o presenta altri problemi, utilizza codici offline a tempo limitato.
Nota: molti lucchetti offline generano i codici solo entro 72 ore dal check-in.
Quindi, se scegliete codici offline, dovete crearli con qualche giorno di anticipo. Questo è particolarmente importante se gli ospiti prenotano all'ultimo minuto.
In breve, il primo passo dovrebbe essere pianificare tutto. Significa decidere come e quando comunicare dalla prenotazione al check-out. Pianificare in anticipo mantiene il processo fluido e definisce aspettative chiare per i tuoi ospiti.
Fase 2: preparare l'hardware e i dettagli della porta
Ora è il momento di passare all'azione. Come host, devi controllare la porta e la ferramenta per verificare che la serratura sia adatta e funzioni correttamente.
Innanzitutto, scegli la serratura giusta : una serratura intelligente con tastiera o RFID. Assicurati che possa essere montata sulla porta della capsula. Molte porte delle capsule sono curve o realizzate in metallo spesso, quindi verifica che la piastra di montaggio della serratura sia compatibile. Se la porta è molto spessa, hai bisogno di una serratura adatta a quello spessore (alcune serrature richiedono uno spessore della porta di 1-1 cm).
Successivamente, osservate l' orientamento della serratura e del chiavistello . Alcune serrature sono per porte con apertura a sinistra o a destra. Dovete verificare in che direzione si apre la porta. Misurate anche l'ingombro e la profondità del chiavistello per assicurarvi che il catenaccio della serratura possa estendersi completamente nel telaio. L'obiettivo è testare la ferramenta prima dell'installazione definitiva. Voi (il proprietario) potreste bloccare temporaneamente il chiavistello per verificare che il catenaccio raggiunga la piastra di riscontro senza problemi.
Quindi sigillate i percorsi dei cavi e controllate le guarnizioni . Se state forando o facendo passare i cavi, sigillate le fessure intorno ad essi in modo che pioggia o insetti non possano infiltrarsi. Verificate anche le guarnizioni esistenti, soprattutto sulla porta, perché le case a capsula si trovano per lo più in luoghi esposti.
Inoltre, tieni conto del meteo:
- Per climi costieri o umidi: utilizzare viti in acciaio inossidabile o ottone per evitare che si corrodano. L'uso di ferramenta anticorrosione è fondamentale, perché l'aria salmastra corrode rapidamente il metallo.
- Per climi molto freddi o località costiere: scegliete batterie al litio nella serratura (vedi passaggio successivo) e una serratura resistente alle intemperie. Il grado di protezione IP o di ingresso della serratura deve essere elevato (IP65 o superiore) se la serratura è installata all'esterno o esposta.
Crea una checklist di questa parte in modo da non dimenticare nulla. Questa fase preparatoria ti aiuterà a fare in modo che, quando eseguirai l'installazione finale, la serratura si adatti perfettamente al primo colpo.
Fase 3: Configurazione della serratura della porta e primi codici
Dopo aver predisposto l'hardware, è il momento di configurare la serratura. Tu (l'host) metti la porta in modalità di programmazione (tenendo premuta una combinazione come * + # o utilizzando l'app del produttore).
Il primo codice da inserire è il codice amministratore/master . Questa è la tua password principale per la serratura. Scegline una sicura e scrivila in un luogo protetto (mai come adesivo sulla serratura!).
Successivamente, inizia ad aggiungere i codici per gli ospiti . Per ogni prenotazione che aggiungi, crea un codice univoco associato alle date. Inoltre, molte serrature consentono di impostare un orario di inizio e di fine, in modo che il codice sia valido solo durante il soggiorno dell'ospite. È fondamentale impostare con precisione l'orario di inizio e di fine di ciascun codice: si attiva al momento del check-in e scade al momento del check-out. Assicurati inoltre che l'orologio della serratura sia corretto e sincronizzato con il tuo fuso orario.
Ora, una volta impostati i codici , testate a fondo la serratura . Inserite un codice ospite e aprite la porta, poi richiudetela. Apritela anche dall'interno. Questo vi permetterà di verificare che il chiavistello e la tastiera funzionino correttamente in entrambe le direzioni.
Inoltre, prevedete delle soluzioni di emergenza a bassa potenza . Molte serrature hanno una fessura per la chiave meccanica nascosta sotto una copertura. Prendete nota di dove si trova e tenete la chiave a portata di mano. Alcune serrature hanno una "presa di alimentazione di emergenza" sotto il pannello. Quindi, tenete una piccola batteria a clip o una batteria da 9V nel vostro kit di attrezzi, per ogni evenienza.
Infine, è fondamentale conservare il codice principale in un luogo sicuro (utilizzando un gestore di password o un cassetto chiuso a chiave). Non condividerlo mai con ospiti o addetti alle pulizie. L'obiettivo di tutti questi consigli è sempre quello di avere un backup.
Ecco un breve video che mostra come impostare la serratura della porta sui modelli di capsule Glamni.
Passaggio 4: automatizzare la distribuzione del codice
Ora puoi automatizzare la condivisione delle informazioni di accesso con gli ospiti. Come accennato in precedenza, utilizza modelli di messaggi programmati per inviare il codice e le istruzioni al momento giusto. Ad esempio, programma un'email o un messaggio Airbnb 24-48 ore prima dell'arrivo. Nel messaggio aggiungi il codice di accesso, un segnaposto sulla mappa o le indicazioni stradali, una semplice checklist per il check-in, suggerimenti per il parcheggio e un intervallo di tempo per contattarti (ad esempio "disponibile dalle 8:00 alle 20:00").
Un breve messaggio potrebbe essere: "Ciao! Il tuo codice di check-in è 1234. Ecco un link alla mappa e le istruzioni per raggiungere la porta. Non esitare a porre qualsiasi domanda entro le 19:00, orario di arrivo".
Gli esperti dicono: inviare la guida completa al check-in 24 ore prima dell'arrivo è l'ideale. In questo modo, gli ospiti avranno il tempo di leggere e fare domande. Il primo messaggio deve essere il più chiaro possibile. Ad esempio:
- Check in: Codice 1234 (valido dalle 14:00 del 10 maggio alle 11:00 del 15 maggio)
- Iscrizione: Utilizzare la tastiera vicino alla porta, quindi girare la maniglia.
- Parcheggio: Parcheggio gratuito in strada su Elm St (non è necessario alcun permesso).
- Wi-Fi: SSID “GuestNet”, pass “sunnyday”.
24 ore prima, gli ospiti ricevono tutto.
In alternativa, puoi inviare un breve promemoria 3-4 ore prima del check-in. Questo breve promemoria ripete brevemente il codice e i passaggi per accedere alla porta. Garantisce che le informazioni siano aggiornate al momento del check-in.
Se disponete di più capsule, tenete traccia con attenzione dei relativi codici . È consigliabile tenere un registro che includa nome dell'ospite, numero dell'unità, codice e orari di check-in e check-out. Questo vi sarà utile in caso di problemi. Ad esempio, se un codice non funziona o un ospite è in ritardo, potrete individuare e modificare rapidamente il codice specifico.
Passaggio 5: Verifica e reimposta
Quando gli ospiti se ne vanno, blocca tutto. Al momento del check-out, il codice ospite deve scadere o essere eliminato. Se utilizzi una piattaforma come Airbnb, questo avviene automaticamente (per impostazione predefinita 30 minuti dopo il check-out). Se invece gestisci i codici personalmente, accedi alla serratura o all'app e rimuovi il codice o esegui una "pulizia con un solo tocco" per cancellare tutti i codici temporanei. Inoltre, prova brevemente la porta per confermare che sia bloccata solo con il tuo codice principale.
Un passo importante è adottare buone pratiche di sicurezza . Cambiate la password di amministratore/master a intervalli regolari (ad esempio ogni 6 o 12 mesi). Questo impedisce che un vecchio codice di accesso o una violazione dei dati rimangano validi. Molti gestori di server tendono a dimenticarsene, ma il consiglio è: trattate la serratura come qualsiasi altro sistema di sicurezza e aggiornate periodicamente il PIN master.
Inoltre, conservate i registri di manutenzione . Annotate quando avete sostituito le batterie l'ultima volta o se si è verificato un problema con la serratura (come un chiavistello bloccato o un malfunzionamento del software). Ad esempio: se avete sostituito la batteria con una nuova al litio, annotate la data.
Infine, è necessario tenere a disposizione un kit di attrezzi per la manutenzione delle porte . Questo va conservato in loco in un piccolo contenitore.
All'interno troverete:
- Batterie AA di riserva (o quelle utilizzate dalla tua serratura)
- Una guarnizione di riserva o un nastro sigillante
- Viti, bulloni e ancoraggi extra per la serratura
- Un'unità tastiera secondaria (se compatibile)
Avendoli a portata di mano, puoi risolvere la maggior parte dei problemi in pochi minuti. Tutte le misure di sicurezza ti evitano di dover chiamare un tuttofare a mezzanotte.
Suggerimenti extra
Assicuratevi sempre che la zona della porta della capsula sia ben illuminata. Potete installare una luce con sensore di movimento sopra l'ingresso, in modo che gli ospiti possano vedere la tastiera di notte.
Se i tuoi numerosi ospiti sono internazionali, valuta la possibilità di includere istruzioni di base in più lingue. Una semplice nota "Come effettuare il check-in" in inglese e nella lingua locale dominante può essere utile per chi non è madrelingua.
Si consiglia di utilizzare il manuale della casa della capsula o una guida digitale. Questo vi aiuterà a condividere in anticipo informazioni dettagliate (password Wi-Fi, istruzioni per l'uso degli elettrodomestici, uscita di emergenza). Gli ospiti possono consultarlo in qualsiasi momento. Inoltre, potete menzionare il manuale nelle note del check-in, in modo che lo consultino al loro arrivo.
Prova ad aggiungere un breve messaggio di benvenuto (scritto o digitale) con qualcosa di personale. Questo dimostra che tieni al tuo ospite, anche se il check-in è stato automatizzato.
Ogni mese o dopo alcune prenotazioni, testare il blocco e il flusso del codice come "prova generale".
Puoi lasciare un foglio stampato o un biglietto sul frigorifero con i contatti di emergenza: il tuo numero, quello di un altro ospite, un'ambulanza locale o qualsiasi altro. Anche se il check-in è automatizzato, gli ospiti si sentono al sicuro sapendo chi chiamare in caso di emergenza.
DOMANDE FREQUENTI
All'arrivo il Wi-Fi non funziona.
Se la rete Wi-Fi o cellulare non funziona al momento dell'arrivo del tuo ospite, potrebbe non essere in grado di ottenere un nuovo codice. Ecco perché è consigliabile pianificare in anticipo generando codici offline a tempo limitato. Come ulteriore accorgimento, tieni una chiave di riserva e un piano di emergenza aperto in loco.
Come gestire più ruoli?
È necessario creare codici separati per ogni ruolo. Ad esempio, un codice per il personale delle pulizie e un altro per la manutenzione. Questi codici non sono validi per gli ospiti. Alcuni sistemi di serrature intelligenti (o strumenti di gestione immobiliare) consentono persino di creare codici permanenti specifici per il personale. Inoltre, è consigliabile impostarli in modo che scadano automaticamente a intervalli regolari (di solito è preferibile aggiornarli settimanalmente o mensilmente per motivi di sicurezza).
Per quali modelli di capsule Glamni è valida questa guida?
I modelli di capsule Glamni come G50F e G70 seguono questa guida. Hanno la stessa configurazione della serratura, ecc. Il montaggio esatto della serratura può variare a seconda del modello, quindi controlla sempre le specifiche della porta. In ogni caso, chiedi al tuo fornitore le opzioni di serratura consigliate per il tuo modello.
Conclusione
Il self check-in per le capsule house diventa semplice e intuitivo per gli host Airbnb quando ogni fase è pianificata. Pianificare il percorso degli ospiti garantisce una comunicazione chiara. Gli host che seguono questi passaggi rendono il check-in meno stressante per gli ospiti e più semplice per loro stessi.
Se avete intenzione di investire in una capsule house , sceglietene una che supporti già i moderni sistemi di self check-in per un'esperienza senza intoppi.
